海外旅行保険

【企業様必見】法人向けの海外旅行保険企業包括契約について詳しく解説

企業にとって出張者や駐在員に海外旅行保険をかけることは必須です。しかし、出張や駐在が発生都度、海外旅行保険の申込みの手続きをした上で保険料を支払う、この一連の手続きをするのは企業様にとって非常に負担となります。また、渡航者が保険を入り忘れるリスクもゼロにしたいですよね。そこでこのようなお悩みを解決する手段として、海外旅行保険企業包括契約という保険があります。今回は企業向けの海外旅行保険について詳しく解説していきます。多くのメリットがあるので、是非最後までお読みいただければと思います。


ココがポイント

1.海外旅行保険企業包括契約は加入手続きの簡便化・加入忘れの防止を実現できます

2.包括割引などの割引の仕組みがあるので、保険料を抑えることができる場合があります

3.海外旅行保険企業包括契約のメリットとデメリットを確認しておきましょう

企業包括契約の一括比較

海外保険Timesなら、国内主要保険会社の企業包括プランを比較・ご提案。海外への派遣人数や地域をヒアリングさせていただき、最適なプランをご提案いたします。

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海外旅行保険企業包括契約とは?

海外旅行保険企業包括契約(以下包括契約といいます)は、法人向け・企業専用の海外旅行保険の契約手段の一つです。

通常の海外旅行保険は、渡航前にプランを選んで海外旅行保険の申込書を作成して保険会社に提出し、さらに保険料も渡航前にお支払いして契約を完結する必要があります。しかし、包括契約の場合は、企業と保険会社との間であらかじめ海外出張や駐在される役職員の補償内容を定めて、企業の業務のために海外に渡航する役職員全員をまとめて加入する旨の契約書を企業と保険会社とで締結する海外旅行保険です。契約は原則1年間で、毎年更新していく契約方式となります。このような形で契約することで、出張・駐在の都度海外旅行保険の加入手続きをせずに対象者全員に対して海外旅行保険が補償される契約方式が包括契約です。

海外旅行保険企業包括契約の特徴は?

包括契約の特徴や個人の海外旅行保険との違いをご紹介します。

加入手続きの事務業務の簡便化

通常の海外旅行保険で行う加入手続きを大幅に軽減することができます。包括契約は企業の役職員全員がまとめて加入する海外旅行保険なので、通常の海外旅行保険で必要な申込書の作成や提出が一切不要です。申込書の法人印の押印や渡航者から署名をもらうなど、海外旅行保険の申込書の作成に関する業務がなくなりますので、海外旅行保険の事務手続きが大きく軽減されます。

保険料は翌月まとめての支払い

通常の海外旅行保険の場合は、渡航出発前に必ず保険料をお支払いする必要がありますが、包括契約の場合は翌月にまとめて保険料を支払う契約となっています。保険料を都度お支払いする必要がないので、面倒な保険料の精算業務を大きく省くことができます。

通常の海外旅行保険と比べて安くなる場合がある

包括契約の場合、通常の海外旅行保険と比べて割引が適用される場合があります。包括契約は年間延べ出張者数や年間実績保険料などをベースに、包括割引を適用できるケースがあり、通常の海外旅行保険で加入するよりも一人当たりの保険料を下げることが可能です。割引率の条件などは保険会社によって異なりますが業包括契約にすることで、出張や駐在に関する経費を削減することができる場合があります。

海外旅行保険企業包括契約の補償内容について

包括契約でカバーできる補償内容は、通常の海外旅行保険と同様です。ケガや病気の治療や死亡した場合の補償・携行品の補償・賠償責任など、通常の海外旅行保険で加入できる補償内容をカバーすることが可能です。また、家族総合賠償責任や生活用動産など長期滞在される駐在員向けの特有のリスクをカバーすることもできます。通常の海外旅行保険で補償できて、企業包括契約で補償できないケースはほとんどありません。

海外旅行保険企業包括契約の具体的な手続き

包括契約の場合、企業と保険会社とで締結する契約手続きと、渡航者が発生した際に行う手続きの2種類があります。具体的な手続き方法や手続きの流れは以下の通りです。

契約

企業と保険会社との間で海外旅行保険の企業包括契約を結びます。契約する上でのポイントとしては暫定保険料とあらかじめ定める補償内容です。

暫定保険料:契約する際に必要な頭金です。1年間の契約終了後に満額返金されますが、契約時には必ず必要となります。暫定保険料の金額は予想年間保険料の1/12相当です。

補償内容:企業包括契約の場合は、役職者によって補償内容を設定することが一般的です。例えば、役員はAプラン・管理職はBプラン・一般職はCプラン・駐在員はDプラン といった形です。Aプランが一番補償を手厚くして、BプランCプランは徐々に補償内容を薄くするイメージです。駐在が発生する可能性が考えられる場合は、駐在員専用のDプランを設定します。また、企業によっては災害補償規定等で海外旅行保険の補償内容をあらかじめ決めているケースもありますので、その場合は災害補償規定等の内容に沿って設定することも可能です。

加入証の発行

渡航者が発生する度に、加入証を発行します。発行する際に必要な情報は、氏名・年齢・性別・渡航期間・渡航方面・加入タイプなどです。発行する際に申込書等は必要なく、出張者の必要な情報があれば、簡単に発行することが可能です。また、発行するシステムも専用の機械などは必要なく、発行システムをPCにインストールするもしくは保険会社が発行する企業専用のURLにログインするだけで利用できる仕組みが一般的です。加入手続きとしてはこの加入証を総務部などの取りまとめの部署が発行するだけとなります。

保険料の精算

企業包括契約は事後精算ですので、翌月に保険会社にまとめて精算をします。例えば、5月の渡航者が合計で10万円の保険料だった場合、翌月の6月にまとめて10万円を保険会社に支払う仕組みです。渡航者発生都度、保険料を支払う必要はありません。この精算業務を月毎に12回行います。渡航者の集計については、加入証を発行しているので、システムで自動集計が行われ、集計業務も行う必要がありません。

契約の更新

包括契約は1年間の契約ですので、契約した1年後に更新手続きが必要となります。手続きの方法は最初の契約と同じで、暫定保険料(頭金)のお支払いや補償内容の設定をします。また、保険料の精算手続きを12回すべて完了した後に、最初の契約時にで支払った暫定保険料(頭金)が返金されます。

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海外旅行保険企業包括契約のメリットとデメリットについて

企業包括契約に加入する上でメリット、デメリットが存在します。下記にまとめましたのでご覧になっていただければと思います。

メリットについて

加入手続きの事務負担を大きく軽減できる

渡航者が発生する度に、海外旅行保険の申込み手続きをする必要はなく、加入手続きは加入証を発行するだけです。加入証を発行するための必要情報は、企業内の海外出張申請等から簡単に取得することができ、特に出張者が多い企業にとって事務手続きの簡素化を可能とします。また、加入するための申込書が必要ないため、保険会社や別の事業所との間で行われる書類の郵送手続きや、書類の管理・紛失リスクもゼロになります。総合的にみると、加入手続きに関する事務負担を大幅に減らすことができます。

急な渡航でも対応ができる

包括契約は申込書不要でかつ事前に保険料の支払いが必要ないため、急な渡航でも加入手続きの対応が可能です。通常の海外旅行保険であれば、書類の郵送やり取りや保険料の支払い等の手続きがあるので、手続き完了に最短でも1週間前後の時間が必要でしょう。しかし、包括契約の場合は渡航者の必要最低限の情報があれば最短数分で加入手続きが完了するので、急な出張が発生した場合や出発直前に加入し忘れていたことに気が付いた場合でもすぐに加入手続きの対応をすることができます。

加入忘れのリスクがなくなる

企業包括契約の加入手続きは渡航者自身が行うのではなく、総務部などの部署が行うことが一般的です。したがって、渡航者自身が忙しく加入手続きをし忘れるといったことはなく、加入忘れのリスクがほとんどありません。また、急な出張が発生した場合も数分で加入手続きを完了させることができるので、実務的に加入ができないリスクを限りなくゼロにすることができます。

保険料の精算業務の手間を大きく軽減できる

包括契約は渡航者の発生の度に、保険料の精算をする必要はないため、企業の経理部の業務負担も大幅に軽減することが可能です。また、急な出張が発生した際に、企業の業務フロー上で保険料の精算ができないといった問題も包括契約にすることで解決することができます。

保険料を全額損金にすることができる

包括契約の場合、企業が支払う保険料は業務上必要な経費として認められます。また、従業員の福利厚生とみなせるため、全額損金算入が可能となります。

一人当たりの保険料を抑えることができる

包括契約は包括割引(いわゆるスケールメリット)を適用できる場合があります。年間延べ出張者数、年間実績保険料などをベースとして、包括割引を適用できるケースがあり、通常の海外旅行保険で加入するよりも一人当たりの保険料を下げることが可能です。通常の海外旅行保険と包括契約で同じ補償内容であれば、保険料が安いほうがよいですよね。また、企業の規模によっては損害率による割増引率の適用や、法人クレジットカードを利用した包括契約など、やり方によって保険料を大幅に抑えることもできるケースがあります。詳しい内容を知りたい場合は、海外旅行保険のプロの保険代理店に相談するのが一番良いでしょう。

デメリットについて

暫定保険料(頭金)がある

包括契約は企業と保険会社とで契約を締結するための暫定保険料(頭金)が必要となります。暫定保険料(頭金)は1年間の契約終了後に満額返金されるものなので、損をすることはないのですが、企業の経理ルールなどが理由で暫定保険料(頭金)を捻出することが難しいケースがあるようです。包括契約をする際は必ず暫定保険料(頭金)が必要となりますので、この費用を捻出できるかが1つポイントとなるでしょう。

最低保険料がある

包括契約は最低保険料の設定があります。最低保険料とは1年間の実績保険料の必要最低ラインのことです。例えば、最低保険料が5万円で1年間の実績保険料が3万円だった場合、2万円を追加で保険会社に支払う必要があります。最低保険料>1年間実績保険料の場合は、損をしてしまうことになります。最低保険料の金額は保険会社毎で決められていますので、包括契約を検討する際は最低保険料をしっかり確認しておきましょう。

補償内容を柔軟に変更することができない

包括契約は契約締結時に加入プランを決めます。ですので、出張者それぞれ個人の要望を反映して海外旅行保険を加入することはできません。例えば、役職者毎で加入プランを分けて設定した場合、同じ一般職の○○さんと××さんの補償内容は同じものでしか加入できません。個人的に○○さんの死亡補償を厚くしたいとか飛行機が欠航したときの補償がほしいといった要望を反映することはできません。もちろん、企業として補償内容全体をもっと上げたいといった要望については、中途更改という手段で対応はできます。しかし、包括契約は従業員一人一人の要望に沿った形で海外旅行保険に加入することはできませんので、これを実現したい場合は通常の海外旅行保険の加入となります。

駐在員における海外旅行保険企業包括契約のメリットとは?

駐在員が加入する海外旅行保険において、通常の海外旅行保険と比べて包括契約のメリットを紹介していきます。

駐在員の延長(短縮)手続きも簡便化できる

通常の海外旅行保険で延長手続きを行う場合、保険期間が終了する前に延長書類の作成や提出、さらに延長保険料を支払う必要があります。延長手続きを完了させるまでに最短でも1週間ほどかかるでしょう。しかし、包括契約の場合は、専用の発行システムにログインして該当駐在員の保険期間を変更するだけで手続き完了です。加入手続きと同じように書類作成や提出はまったく必要ありませんし、延長保険料も翌月の精算です。延長手続きをうっかり忘れて明日には保険が切れてしまうといった状況に陥っても包括契約であれば安心ですね。

短縮手続きも延長手続きと同様です。短縮手続きの書類は必要ないので、数分で手続き完了です。

駐在員の延長審査がない

通常の海外旅行保険で延長手続きを行う場合、一般的には延長できるかどうか保険会社の審査があります。万が一、延長ができなかった場合は海外旅行保険に新しく加入することはできませんので、現地渡航先の保険手配や最悪保険がないので帰国させることも考えなければいけないでしょう。しかし、包括契約の場合は、個人の駐在員に対しての延長審査は行いません。したがって、基本的には駐在員の延長ができないリスクはないと考えてよいでしょう。

ただし、1点だけ駐在員が延長できないリスクがあります。それは包括契約自体が更新できない場合です。企業側が包括契約を更新したくても、保険会社から断られることがあります。理由はいくつかあるのですが、一番の要因は包括契約自体の損害率の悪化が挙げられます。損害率とは「支払った保険金の額÷実績保険料」です。保険会社も営利企業ですので、損害率が悪い≒保険会社が損をする包括契約は更新したくないのが本音です。したがって、1年の更新手続き時に包括契約の更新を保険会社から断られると、現地にいる駐在員の延長手続きもできなくなります。

駐在員に対する延長審査はないのですが、包括契約に対する更新審査はあるので、この点はしっかり覚えておきましょう。

まとめ

法人向けの海外旅行保険企業包括契約を詳しく解説していきました。新型コロナウイルスのワクチンが世界各国で広がりをみせる中、現在は海外にビジネス拡大を進める準備期間だと思います。今後海外に渡航する場合は、海外旅行保険の加入が必要不可欠になるでしょう。是非この機会に海外旅行保険の企業包括契約を検討してみてはいかがでしょうか。

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  • この記事を書いた人

保険Times Magazine編集部

保険Times(株式会社インシュアランスブレーン)では、海外旅行保険(留学・ワーホリ・駐在・海外長期渡航など)・火災保険・法人損保に関するお問い合わせを日々多数いただいています。その中で、お客様からのご質問・やり取りの中から「この情報は保険加入前に知っておいた方がいいな」といった内容を記事にまとめて保険の選び方を発信しています。 スタッフの詳細なご紹介:https://hokentimes.com/oversea/staff

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